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비즈니스에 필수적인 한글 문서 암호화 및 배포 방법 총정리

TV드라마재방송다시보기 2025. 4. 14. 08:08

한컴오피스 한글에서 중요 문서를 안전하게 보호하는 암호 설정 방법과 편집을 제한하는 배포용 문서 만들기 과정을 상세히 알아봅니다. hwp와 hwpx 파일의 암호 설정, 변경, 해제 방법과 배포용 문서 활용 팁까지 모두 담았습니다. 업무 효율성을 높이는 한글 문서 보안 기능을 마스터하여 문서 관리 능력을 향상시켜 보세요.

한컴오피스 한글 문서 보안의 중요성

현대 비즈니스 환경에서 문서 보안은 그 어느 때보다 중요해졌습니다. 기밀 정보, 개인 데이터, 중요한 계약서 등을 다루는 과정에서 문서의 무단 열람이나 수정을 방지하는 것은 필수적입니다. 한컴오피스 한글은 이러한 보안 요구를 충족시키기 위해 문서 암호 설정과 배포용 문서 기능을 제공하고 있습니다.

 

한글 프로그램에서는 단순히 문서를 열 수 없게 하는 암호 설정부터, 읽기는 가능하지만 편집이나 인쇄, 복사는 제한하는 배포용 문서 기능까지 다양한 보안 옵션을 활용할 수 있습니다. 이런 기능들은 업무 효율성을 높이면서도 문서의 안전한 관리를 가능하게 해줍니다.

이 글에서는 한컴오피스 한글에서 문서 암호를 설정하고 관리하는 방법과 배포용 문서를 만들고 활용하는 방법에 대해 상세히 알아보겠습니다.

한글 문서 암호 설정 방법

한글 프로그램은 파일 확장자에 따라 암호 설정 방법이 조금씩 다릅니다. 주로 사용되는 확장자인 hwp와 hwpx 각각의 암호 설정 방법을 알아보겠습니다.

HWP 확장자 문서 암호 설정하기

  1. 암호를 설정할 문서를 한글 프로그램으로 엽니다.
  2. 상단 메뉴에서 보안 탭을 클릭합니다.
  3. 문서 암호 설정을 선택합니다.
  4. 문서 암호 설정 창이 나타나면 원하는 비밀번호를 입력합니다.
    • 암호는 최소 5자 이상, 최대 44자까지 설정 가능합니다.
    • 암호 확인 칸에 동일한 비밀번호를 한 번 더 입력합니다.
  5. 보안 수준을 선택합니다.
    • 보안 수준 보통: 모든 버전의 한글에서 열람 가능
    • 보안 수준 높음: 한글 2007 버전부터 열람 가능
  6. 설정을 완료하고 문서를 저장합니다.

HWPX 확장자 문서 암호 설정하기

hwpx 확장자 문서는 hwp와 달리 열기 암호와 쓰기 암호를 별도로 설정할 수 있습니다.

  1. 암호를 설정할 hwpx 문서를 엽니다.
  2. 보안 탭에서 문서 암호 설정을 클릭합니다.
  3. 문서 암호 설정 창에서:
    • 열기 암호: 문서를 열기 위한 암호를 설정합니다.
    • 쓰기 암호: 문서를 편집하기 위한 암호를 설정합니다.
  4. 두 암호 중 하나만 설정하거나 모두 설정할 수 있습니다.
  5. 각 암호는 5자 이상 44자 이하로 입력해야 합니다.
  6. 설정 후 문서를 저장합니다.

암호 설정 시 주의사항

  • 암호는 반드시 기억해두어야 합니다. 암호를 잊어버리면 문서를 열거나 편집할 수 없습니다.
  • 암호에는 영문자, 숫자, 키보드의 특수문자와 스페이스바를 조합하여 사용할 수 있습니다.
  • 암호 입력 시 화면에는 ****와 같이 별표로 표시되므로 입력한 암호를 다시 확인하세요.
  • 문서에 암호를 설정한 후에는 반드시 파일을 저장해야 암호가 적용됩니다.

한글 문서 암호 변경 및 해제 방법

설정된 암호를 변경하거나 완전히 해제하는 방법도 알아보겠습니다.

HWP 문서 암호 변경하기

  1. 암호가 설정된 문서를 열고 암호를 입력합니다.
  2. 보안 메뉴에서 문서 암호 변경/해제를 선택합니다.
  3. 암호 변경을 선택합니다.
  4. 현재 암호를 입력하고, 새 암호와 암호 확인에 변경할 암호를 입력합니다.
  5. 변경 버튼을 클릭하고 문서를 저장합니다.

HWP 문서 암호 해제하기

  1. 암호가 설정된 문서를 열고 암호를 입력합니다.
  2. 보안 메뉴에서 문서 암호 변경/해제를 선택합니다.
  3. 암호 해제를 선택합니다.
  4. 현재 암호만 입력한 후 해제 버튼을 클릭합니다.
  5. 문서를 저장하면 암호가 완전히 제거됩니다.

HWPX 문서 암호 변경 및 해제하기

  1. 암호가 설정된 hwpx 문서를 열고 암호를 입력합니다.
  2. 보안 - 문서 암호 변경/해제를 선택합니다.
  3. 열기/쓰기 암호 변경 및 해제 창이 나타납니다.
  4. 변경하거나 해제할 암호(열기 암호 또는 쓰기 암호)를 선택합니다.
  5. 암호 변경 시: 현재 암호, 새 암호, 암호 확인을 입력하고 설정을 클릭합니다.
  6. 암호 해제 시: 암호 해제를 선택하고 현재 암호를 입력한 후 설정을 클릭합니다.
  7. 문서를 저장하여 변경사항을 적용합니다.

한글 배포용 문서 만들기

배포용 문서는 다른 사람들에게 문서를 배포할 때 내용은 볼 수 있지만 수정은 할 수 없도록 제한하는 기능입니다. 특히 공문서나 계약서 등 문서의 원본 내용이 변경되지 않아야 할 경우 유용합니다.

배포용 문서의 개념과 용도

배포용 문서는 일반 문서와 달리 암호 없이는 편집이 불가능하며, 설정에 따라 복사나 인쇄까지 제한할 수 있습니다. 다음과 같은 경우에 활용하면 좋습니다:

  • 공식 문서나 공문을 배포할 때
  • 계약서, 견적서 등 중요 문서의 내용 변경을 방지할 때
  • 보고서나 연구 자료를 공유할 때 내용의 무단 수정을 방지하고 싶을 때

배포용 문서로 저장하는 방법

  1. 배포용 문서로 변환할 파일을 엽니다.
  2. 상단 메뉴에서 보안 탭을 클릭합니다.
  3. 배포용 문서로 저장을 선택합니다.
  4. 팝업 창이 나타나면 암호를 설정합니다(최소 5자 이상).
  5. 필요에 따라 인쇄 제한과 복사 제한 옵션을 체크할 수 있습니다:
    • 인쇄 제한: 체크하면 문서를 인쇄할 수 없습니다.
    • 복사 제한: 체크하면 문서 내용을 복사할 수 없습니다.
  6. 저장 버튼을 클릭하고 파일을 저장합니다.

인쇄 및 복사 제한 설정하기

배포용 문서를 설정할 때 추가적인 제한을 걸 수 있습니다:

  • 인쇄 제한: 이 옵션을 체크하면 문서 내용을 인쇄할 수 없게 됩니다. 상대방이 인쇄를 해야 한다면 이 옵션은 체크하지 않습니다.
  • 복사 제한: 이 옵션을 체크하면 문서의 내용을 복사하여 다른 곳에 붙여넣기 할 수 없습니다. 문서 내용의 무단 복제를 방지하고 싶을 때 유용합니다.

이러한 설정은 배포용 문서를 만들 때뿐만 아니라, 나중에 배포용 문서 속성을 변경할 때도 조정할 수 있습니다.

배포용 문서 편집 및 해제하기

배포용 문서를 받았거나 만든 문서를 다시 일반 문서로 변경해야 할 때 사용하는 방법입니다.

암호를 알 경우 편집하기

  1. 배포용 문서를 한글 프로그램으로 엽니다.
  2. 상단 메뉴에서 보안 탭을 클릭합니다.
  3. 배포용 문서 편집을 선택합니다.
  4. 문서 암호를 입력하고 편집 버튼을 클릭합니다.
  5. 이제 문서를 수정할 수 있으며, 인쇄나 복사도 가능합니다.

배포용 문서 해제하기

  1. 배포용 문서를 열고 보안 탭을 클릭합니다.
  2. 배포용 문서 변경/해제를 선택합니다.
  3. 현재 암호를 입력하고 해제를 선택합니다.
  4. 해제 버튼을 클릭하면 배포용 문서 상태가 해제됩니다.
  5. 문서를 저장하면 일반 문서로 변환됩니다.

암호를 모를 경우 해제 방법(외부 도구 활용)

암호를 알 수 없는 배포용 문서의 경우, 특정 조건에서 외부 도구를 활용하여 해제할 수 있습니다:

  • 한글 2017 이하 버전으로 만든 배포용 문서의 경우 해제 가능
  • 웹 사이트 활용: http://openhwp.azurewebsites.net/
    1. 위 사이트에 접속합니다.
    2. 파일 선택 버튼을 클릭하고 해제할 hwp 파일을 선택합니다.
    3. 변환 버튼을 클릭하면 배포용 문서가 일반 문서로 변환됩니다.
    4. 변환된 파일을 다운로드하여 사용합니다.
  • 오프라인 프로그램 활용:
    1. OpenHwp 프로그램을 다운로드하고 압축을 해제합니다.
    2. OpenHwpExe를 실행합니다.
    3. 해제할 파일을 선택하고 변환하기를 클릭합니다.
    4. 변환된 파일을 저장하여 사용합니다.

이러한 외부 도구는 한글 2018 이상 버전에서 작성된 최신 hwp 파일도 변환할 수 있도록 업데이트되었습니다.

한글 문서 보안의 활용 사례

한글 문서의 암호 설정과 배포용 문서 기능은 다양한 상황에서 유용하게 활용될 수 있습니다.

업무 환경에서의 활용

  • 내부 보고서: 중요한 업무 보고서나 재무 데이터를 담은 문서에 암호를 설정하여 권한이 있는 사람만 열람할 수 있도록 합니다.
  • 회의 자료: 배포용 문서로 설정하여 참석자들이 내용은 확인할 수 있지만 임의로 수정할 수 없게 합니다.
  • 조직 내 지침서: 조직 내 규정이나 지침서를 배포할 때 원본 내용이 변형되지 않도록 배포용 문서로 설정합니다.

공문서 배포 시 활용

  • 공지사항: 공지사항이나 안내문을 배포할 때 내용이 변경되지 않도록 배포용 문서로 설정합니다.
  • 공식 양식: 공식적인 양식이나 템플릿을 배포할 때 형식이 유지되도록 보호합니다.
  • 학교나 관공서 문서: 학생이나 시민에게 배포하는 공식 문서의 내용 보호에 활용합니다.

계약서 등 중요 문서 보호

  • 계약서: 계약 조건이 임의로 변경되지 않도록 배포용 문서로 설정합니다.
  • 견적서: 제안한 견적 내용이 변경되지 않도록 보호합니다.
  • 개인정보 포함 문서: 개인정보가 포함된 문서는 암호 설정을 통해 보안을 강화합니다.

이러한 활용 사례에서 보듯이, 한글 문서의 보안 기능은 단순한 기능 이상으로 문서의 신뢰성과 무결성을 보장하는 중요한 역할을 합니다.

자주 묻는 질문

Q: 한글 문서의 비밀번호를 잊어버렸을 때 복구할 수 있는 방법이 있나요?

A: 안타깝게도 한컴오피스 한글에서는 잊어버린 비밀번호를 복구하는 공식적인 방법을 제공하지 않습니다. 따라서 중요한 문서의 비밀번호는 반드시 기억해두거나 안전한 곳에 기록해두는 것이 중요합니다.

Q: 다른 사람이 만든 배포용 문서를 편집해야 하는데 암호를 모르는 경우 어떻게 해야 하나요?

A: 한글 2017 이하 버전으로 작성된 배포용 문서라면 앞서 설명한 OpenHwp 도구를 이용해 변환할 수 있습니다. 그러나 최신 버전이거나 중요한 문서라면 문서 작성자에게 연락하여 암호를 요청하는 것이 바람직합니다.

Q: 엑셀이나 워드 파일에도 비슷한 보안 기능이 있나요?

A: 네, Microsoft Office의 Excel이나 Word에도 비슷한 암호 보호 기능이 있습니다. 파일 열기 암호와 편집 제한 암호를 별도로 설정할 수 있으며, 한글의 배포용 문서와 유사한 기능으로 '읽기 전용으로 권장' 옵션도 있습니다.

Q: hwp와 hwpx 확장자의 차이점은 무엇인가요?

A: hwpx는 한글 2022 버전에서 추가된 새로운 확장자로, XML 기반으로 만들어져 호환성이 더 좋습니다. hwpx는 hwp와 달리 열기 암호와 쓰기 암호를 별도로 설정할 수 있어 더 세밀한 보안 설정이 가능합니다.

Q: 배포용 문서와 읽기 전용 문서의 차이점은 무엇인가요?

A: 읽기 전용 문서는 단순히 편집이 불가능한 상태로, 쉽게 해제하여 일반 문서처럼 사용할 수 있습니다. 반면 배포용 문서는 암호 없이는 편집이 불가능하며, 설정에 따라 복사나 인쇄도 제한할 수 있어 보안성이 더 높습니다.

결론

한컴오피스 한글의 문서 암호 설정과 배포용 문서 기능은 비즈니스 환경에서 문서 보안과 무결성을 유지하는 데 매우 유용한 도구입니다. 이 글에서 다룬 내용을 바탕으로 업무에 적절히, 문서 암호를 설정하고 배포용 문서를 만들어 활용한다면 문서 관리의 효율성과 보안성을 모두 높일 수 있습니다.

개인 정보 보호가 강화되고 디지털 문서의 활용이 증가하는 현대 업무 환경에서 이러한 보안 기능의 중요성은 더욱 커지고 있습니다. 특히 계약서, 견적서, 공문서 등 변경되면 안 되는 중요 문서를 다룰 때는 반드시 적절한 보안 조치를 취하는 것이 좋습니다.

문서의 특성과 용도에 맞게 암호 설정이나 배포용 문서 기능을 선택적으로 활용하여 문서 관리의 효율성을 높이고, 중요한 정보를 안전하게 보호하는 데 도움이 되길 바랍니다.